Zoom sur la bonne gestion documentaire en entreprise

L’heure de la révolution numérique a sonné et les entreprises font la course pour s’adapter aux changements imposés par cette nouvelle ère et développer leurs performances en remplaçant leurs anciennes notions, habitudes et méthodes par de nouvelles pratiques basées sur des technologies récentes, qui ont pour objet de ramener beaucoup plus d’ordre et d’efficacité à leur travail et d’opportunités à leur activité.

Pour rester en phase avec les changements permanents du monde d’aujourd’hui, toute entreprise doit accepter de remettre en question ses pratiques et être consciente du besoin de développer constamment ses compétences.

La digitalisation des entreprises a donné le jour à plusieurs outils électroniques de gestion des documents qui ont très vite pris le dessus sur l’archivage papier considéré désormais comme vicieux du point de vue économique, écologique et pratique. Quels avantages à la gestion électronique des documents ? Éclairage.

Collaboration et communication interne améliorées

Une mauvaise gestion du flux d’information peut nuire au bon fonctionnement d’une entreprise. C’est alors en semant les bonnes pratiques de gestion documentaire dans votre entreprise, que vous récolterez un gain de temps et d’efficacité étonnant vu que vos collaborateurs peuvent avoir accès aux informations dont ils ont besoin en quelques clics seulement et les traiter en même temps que vous. A cela s’ajoute le fait que les documents sont disponibles et facilement trouvables grâce à des moteurs de recherche pratiques. Sans oublier que l’information peut circuler rapidement et en toute sécurité entre les différents départements de votre entreprise, comme ça vos équipes partageront les documents entre elles et communiqueront plus facilement.

Numérisation et archivage sécurisés

La gestion documentaire électronique vous permet de numériser vos documents et de les sauvegarder tout en les protégeant des risques de perte ou d’endommagement. Elle permet également d’intégrer des documents provenant de plusieurs sources (mails, smartphones, scanners, documents papiers, etc.). De plus, vous pouvez déterminer le type d’accès au niveau de chaque document, de cette manière personne ne pourra y avoir accès sans votre autorisation.

Il est recommandé de compresser vos documents volumineux avant de les stocker ou de les transférer pour diminuer leur taille et faciliter leur échange. Cette opération est réalisable en un rien de temps grâce au célèbre logiciel de gestion des fichiers de Portable Document Format : SODA PDF. Il permet également de convertir les fichiers PDF en Word, Excel, PowerPoint et vice versa ainsi que de les modifier, les fusionner et les diviser en plusieurs parties.

>> Ne manquez pas de découvrir Soda PDF pour profiter de ses outils conviviaux.

Démarche zéro déchet

La gestion documentaire électronique est une démarche de développement durable respectueuse de l’environnement. Cette avancée vers le zéro papier ou le zéro déchet peut être une valeur ajoutée à l’image de votre entreprise.

En optant pour la numérisation, vous diminuez la quantité de papiers, de cartouches d’encre et de pochettes plastiques utilisés au sein de votre entreprise, vous soutenez le bien public en tissant des liens d’amitié avec le monde qui nous entoure.